Como digitalizar a recepção da sua empresa com uma assistente virtual?

Saiba como usar a IVI Virtual Employee para automatizar e agilizar a recepção de convidados, parceiros de negócio e fornecedores na sua empresa 

A pandemia alterou totalmente a forma como encaramos o trabalho presencial. Ninguém sabe exatamente quando (e como) vamos voltar aos escritórios, mas, quando isso acontecer, a recepção de clientes, parceiros e fornecedores nas empresas nunca mais será a mesma.  

O modelo híbrido previsto para o pós-pandemia fará com que os escritórios sejam ambientes muito mais digitalizados do que no passado. 

Essa mentalidade vai refletir no primeiro ponto de contato dos visitantes com uma empresa: a recepção. 

Encontros presenciais exigem que profissionais sigam várias etapas logo na chegada. Chegar na empresa, apresentar documentos no balcão, retirar um cartão, avisar o colaborador responsável. 

Tudo isso é simples, mas pode custar alguns minutos de atraso e, quando a pandemia passar, ameaçar a segurança e o distanciamento social que continuarão necessários. 

Nesse sentido, antecipar e digitalizar a recepção com um agente virtual pode ser uma ótima solução para seus colaboradores e facilitar a vida do time de facilities. 

E é exatamente isso que a IVI Recepcionista, agente virtual desenvolvida pelo TIVIT Labs faz. Saiba mais sobre o conceito de recepção digital e como funciona a IVI Recepcionista. 

O que é recepção digital?

A recepção digital é uma forma de automatizar e pular etapas na recepção de convidados, clientes e fornecedores em uma empresa. 

Soluções de recepção digital podem ajudar colaboradores e visitantes externos a pré-agendar reuniões, realizar o cadastro de visitantes, notificar a chegada ao escritório e facilitar a entrada em um prédio ou estabelecimento. 

Tudo isso sem que o visitante tenha que passar por um balcão ou recepção física do prédio, por exemplo, poupando tempo em filas e em realização de cadastros. 

Soluções de recepção digital podem ser customizadas de acordo com os processos de check-in e protocolos de segurança da organização. 

Quais são os benefícios da IVI Recepcionista?

Criamos a IVI Recepcionista para oferecer uma experiência totalmente digital para o acesso ao escritório do TIVIT Labs, antes mesmo de os visitantes chegarem.  

Vimos que ela pode ajudar não só a TIVIT, mas outras empresas na jornada de transformação digital dos escritórios. Afinal, o futuro do trabalho é phygital, mesclando a experiência presencial e home office.  

Confira alguns benefícios da IVI Recepcionista: 

Agilidade

A IVI Recepcionista pode trazer mais agilidade para seus colaboradores ao recepcionar visitantes. Ela pode ser integrada a sistemas de: 

•  bloqueio prévio de agendas 
• agendamento de salas de reuniões 

•  envio de QR Codes para acesso em catracas 

Segurança

A IVI Virtual Employee também permite que seu time de facilities configure sistemas digitais de cadastro. Ela pode realizar: 

• Coleta e validação de documentos de identificação 

• Integração com controles de acesso da empresa ou condomínio 

Comunicação eficiente

Uma agente virtual também pode apoiar seu time de facilities e colaboradores na comunicação antes, durante e após a visita de um profissional externo a seu escritório. 

• Agendamento de visitas 

• Notificação da chegada do visitante ao colaborador via e-mail, Teams, SMS e outros canais 
• Pesquisa de satisfação ao final da visita 

Integrações conversacionais

Uma recepcionista digital pode ser integrada a diversas APIs e soluções tecnológicas para tornar a experiência do visitante e do colaborador mais intuitiva.  

Além de ter inteligência cognitiva proprietária, a IVI Recepcionista pode ser conectada a assistentes virtuais como Alexa, Google Assistente e Siri para que possa interagir de diversas formas com visitantes e colaboradores. 

Como funciona a IVI Recepcionista?

A IVI Recepcionista pode ser totalmente customizada para atender aos processos da sua empresa e requisitos do seu condomínio corporativo. 

Aqui no TIVIT Labs, desenvolvemos duas modalidades de cadastro e acesso a escritórios através da recepção digital: o modelo Pass-Through e a Entrada Expressa.  

Leia para saber mais sobre cada um, mas lembre-se que o processo pode ser totalmente adaptado para as necessidades da sua empresa. 

Recepção Pass-Through

Receber visitantes digitalmente pode ser muito simples. Através da recepção PassThrough, basta que o colaborador envie um invite para o visitante e para a IVI Recepcionista. 

O visitante então receberá um link da IVI Virtual Employee convidando para realizar o pré-checkin antes da visita. Assim fornece os dados e documentos necessários para acessar o escritório.  

Chegando lá, basta autenticar sua identidade para notificar o colaborador que está esperando e ter seu acesso liberado. 

As formas de autenticação podem ser: 

• Reconhecimento facial via Tablet ou totem interativo com a Virtual Employee 
• Reconhecimento de voz 
• QR Code enviado previamente pela IVI Recepcionista 

Recepção Expressa

A recepção digital também pode acontecer na modalidade expressa, sem que o visitante faça o pré-checkin online. 

Nessa modalidade, basta chegar no escritório e interagir com a IVI Recepcionista no Totem ou Tablet para realizar seu cadastro.  

Ela então notifica o colaborador e libera o acesso ao escritório. 

Case Recepção TIVIT Labs

Ainda está com dificuldade em visualizar como pode funcionar uma recepção digital? No caso do escritório do TIVIT Labs, decidimos criar uma experiência totalmente integrada e imersiva para visitantes. 

A IVI Virtual Employee interage com o visitante desde o agendamento do encontro presencial pelo colaborador, por e-mail.  

A partir daí, continua o contato com ele ao solicitar o cadastro prévio por e-mail e envia informações necessárias para acesso ao nosso escritório, como uma secretária de verdade! 

Para tornar a experiência da visita ainda mais imersiva, instalamos um holograma da IVI Virtual Employee com um design humanóide na entrada do nosso escritório. É lá que o visitante encontra um tótem para autenticação dos seus dados e liberação do acesso. 

Digitalize seu ambiente de trabalho com uma assistente virtual

Sabemos que a dinâmica do trabalho presencial nunca mais será a mesma, então por que não aproveitar o potencial da Inteligência Artificial e agentes virtuais para melhorar a experiência híbrida de trabalho? 

Agentes virtuais podem ser grandes aliadas para economizar tempo e trazer mais agilidade aos processos presenciais.  

Afinal de contas, o mundo se acostumou à eficiência e rapidez do digital, e essa eficiência deve ser refletida em experiências físicas no pós-pandemia. 

Quer saber mais sobre as funções corporativas da IVI Virtual Employee? Conheça mais sobre suas habilidades e alavanque seu workplace digital.